Das Max-Planck-Institut für Pflanzenzüchtungsforschung (MPIPZ) in Köln sucht zum 01. März 2026 eine/n

Assistenz der Forschungskoordinatorin (m/w/d)

in Teilzeit mit 19,5 Wochenstunden.

Die Forschungskoordinatorin am MPIPZ-Institut arbeitet an der Schnittstelle von Wissenschaft und Verwaltung, koordiniert institutsspezifische Veranstaltungen und Abläufe, unterstützt den/die geschäftsführenden Direktor/in sowie den Vorstand bei institutionellen Prozessen und strategischen Aufgaben und bietet Karriereberatung für die Postdoktorandengemeinschaft des MPIPZ an.

Ihre Aufgaben

• Administrative Unterstützung für die wissenschaftliche Koordination:
  • Organisation und Planung von Sitzungen und Events (z.B. Wissenschaftlicher Beirat, Kuratorium, jährlicher Wissenschaftstag, usw. ) einschließlich Catering, Rechnungsstellung und Verwaltung von Reisekosten.
  • Assistenz bei der Entwicklung internationaler Partnerschaften, insbesondere mit indischen Forschungseinrichtungen.
  • Unterstützung bei der deutschen Korrespondenz mit den Mitarbeitenden der MPG Generalverwaltung, etc.
  • Unterstützung bei instituts- und MPG-bezogenen Abläufen und Prozessen (Wahlen, Berichte, etc.)
  • Ansprechperson und Sortierung von Anfragen während der Abwesenheit.
• Unterstützung im Bereich Geschäftsführung und Vorstand:
  • Planung und Terminierung von Meetings mit dem/der Geschäftsführenden Direktor/in, monatlichen Vorstandssitzungen, Einzelgesprächen mit den Direktoren sowie Forschungs- und Fakultätsbesprechungen.
  • Unterstützung des/der Geschäftsführenden Direktors/in bei der Terminvereinbarung und Organisation von Besprechungen, Raumreservierungen für Meetings mit PhD-Studierenden, Postdocs und Leitungskräften der nicht-wissenschaftlichen Einheiten, Formatierung und Unterschrift von offiziellen Dokumenten, Patenten, Vereinbarungen etc.
  • Ansprechperson und Sortierung von Anfragen während der Abwesenheit der Forschungskoordinatorin.
• Unterstützung im Bereich Postdoc-Koordination:
  • Organisation von Willkommensgesprächen für neu eingestellte Postdocs sowie deren regelmäßigen Folgetreffen.
  • Postdoktoranden-Nachverfolgung und Pflege der Alumni-Datenbank.
  • Planung und Durchführung von Veranstaltungen (Postdoc-Retreats, Symposien, Workshops etc.), einschließlich Catering und Abrechnungsprozessen.
  • Zusammenstellung und Pflege von Intranet- und Internetinformationen (in Deutsch und Englisch).
  • Unterstützung bei Netzwerkaktivitäten (z.B. Postdoc-Kaffeepausen).
  • Ansprechperson und Sortierung von Anfragen während der Abwesenheit.

Ihr Profil

• Ausgebildete/r Fremdsprachensekretär/in oder vergleichbare Ausbildung bzw. Qualifikationen wie eine abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung mit Berufserfahrung im Assistenzbereich und Büroorganisation mit fremdsprachlichen Nachweisen.
• Sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sehr gute und vielseitige EDV-Kenntnisse und Erfahrungen im professionellen Einsatz.
• Engagement und Serviceorientierung, fachliche Kompetenz.
• Selbständige, zuverlässige, sorgfältige und serviceorientierte Arbeitsweise sowie Teamgeist, hohe Motivation, Einsatzbereitschaft und freundliches Auftreten.
• hohes interkulturelles Verständnis.
• Interesse und Bereitschaft für neue Aufgaben und Weiterbildungen.
• Überdurchschnittlich gute organisatorische und kommunikative Fähigkeiten sowie Diskretion.

Wir bieten Ihnen

• eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit in einem engagierten Team.
• eine Vergütung je nach Qualifikation und Erfahrung entsprechend dem TVöD (Bund) inklusive der dort vorgesehenen Sozialleistungen.
• Möglichkeit zur Arbeit im Homeoffice (max. 20%.)
• Cafeteria / Kantine am Standort.
• Aktives betriebliches Gesundheitsmanagement.

Die Stelle wird zunächst auf 2 Jahre befristet, eine Entfristung wird bei Bewährung und Budget ausdrücklich in Aussicht gestellt

Ihre Bewerbung

Bitte schicken Sie uns Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen bis zum 28.11.2025 ausschließlich über unser Bewerberportal.