Wir suchen am Max-Planck-Institut für Pflanzenzüchtungsforschung in Köln zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Assistenz Verwaltungsleitung und Forschungskoordination (m/w/d) in Teilzeit mit 19,5 Wochenstunden.

Ihre Aufgaben

• Assistenz der Verwaltungsleitung:
  • Verantwortliche Büroorganisation zur Unterstützung der Verwaltungsleitung inkl. Reiseplanungen und -abrechnung, Terminkoordination
  • Mitarbeit im Berichtswesen, bei Statistiken und Abfragen
  • Organisation von Besprechungen, Seminaren, Workshops und Tagungen am und für das MPIPZ inkl. Organisieren von ggf. Getränken und Catering.
  • Eigenständige Betreuung der Postfächer, Weiterleitung Postein- und -ausgang, Terminüberwachung
  • Anfertigung einfacher Standardschreiben nach Anleitung, Einarbeitung von Korrekturen und im Bedarfsfall Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen.
• Administrative Unterstützung für die wissenschaftliche Koordination des Instituts:
  • Organisation und Planung von Sitzungen (mit dem geschäftsführenden Direktor, den Sachgebietsleiter:innen, dem Kollegium, den Ausschüssen, den Gruppenleiter:innen, den Postdocs, usw.)
  • Unterstützung bei der Planung und Organisation von Veranstaltungen (Wissenschaftlicher Beirat, Kuratorium, Jährlicher Wissenschaftstag, Schulungen/Workshops, SAB, Symposium, Seminare, usw.)
  • Unterstützung bei der deutschen Korrespondenz mit den Mitarbeiter:innen, der MPG Generalverwaltung, etc.
  • Zusammenstellung und Pflege von Intranet- und Internet-Informationen (in Englisch und Deutsch)
  • Abwicklung von Reisekostenerstattungen, Einladungsschreiben, Dokumentation nach Veranstaltungen, Catering, etc.
  • Unterstützung bei instituts- und MPG-bezogenen Abläufen und Prozessen (Wahlen, Berichte, etc.)

Ihr Profil

Wir erwarten von Ihnen:

• Ausgebildete/-r Fremdsprachensekretär/-in oder vergleichbare Ausbildung bzw. Qualifikationen wie eine abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung mit Berufserfahrung im Assistenzbereich und Büroorganisation mit fremdsprachlichen Nachweisen
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute und vielseitige EDV-Kenntnisse und Erfahrungen im professionellen Einsatz Engagement und Serviceorientierung, fachliche Kompetenz
• Selbständige, zuverlässige, sorgfältige und serviceorientierte Arbeitsweise sowie Teamgeist, hohe Motivation, Einsatzbereitschaft und freundliches Auftreten
• hohes interkulturelles Verständnis
• Interesse und Bereitschaft für neue Aufgaben und Weiterbildungen
• Überdurchschnittlich gute organisatorische und kommunikative Fähigkeiten sowie Diskretion

Wir bieten Ihnen

• eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit in einem engagierten Team
• eine Vergütung je nach Qualifikation und Erfahrung entsprechend dem TVöD (Bund)  inklusive der dort vorgesehenen Sozialleistungen

Die Stelle wird zunächst auf 2 Jahre befristet, eine Entfristung wird bei Bewährung ausdrücklich in Aussicht gestellt.

Bewerbungsfrist

Bitte schicken Sie uns Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen bis zum 16. Oktober 2023 ausschließlich über unser Bewerberportal.